Polityka prywatności Advisio World 360

Operatorem platformy Advisio World 360 dostępnej pod adresem https://www.advisio-world.online jest Advisio Poland sp. z o.o., Jasionka 954E, 36-002 Jasionka, Polska, KRS 0000611509, NIP 1132907476, dalej „Advisio”.

Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych osobowych jest Piotr Drac, e-mail: office@advisio.pro. Można również skontaktować się pisemnie na adres siedziby.

Polityka dotyczy nowej platformy Advisio World 360. Usługi innych serwisów Advisio mają odrębne zasady. Platforma jest przeznaczona dla osób pełnoletnich.

Advisio działa jako administrator danych, gdy samodzielnie określa cele i sposoby ich przetwarzania, w szczególności przy obsłudze współpracy z Partnerami, zarządzaniu dostępem do własnej usługi, rozliczeniach, kontakcie i ochronie platformy.

Badania prowadzą Certyfikowani Partnerzy dla swoich Klientów. W odniesieniu do powierzonych danych badań Advisio zapewnia obsługę techniczną na udokumentowane polecenie uprawnionego podmiotu, zgodnie z odrębną umową powierzenia lub dalszego powierzenia.

Administratorem danych konkretnego badania jest podmiot, który faktycznie określa cele i sposoby przetwarzania. Może nim być Klient lub Partner, zależnie od organizacji badania. Techniczna rola administratora projektu lub superadministratora nie jest tym samym co status administratora danych w rozumieniu RODO.

Informacja dla uczestników konkretnego badania powinna wskazywać jego administratora, kontakt, cel, podstawę prawną, odbiorców wyników i okres przechowywania. Niniejsza polityka operatora nie zastępuje tej informacji. W ustaleniu właściwego kontaktu pomagają Partner prowadzący badanie i Advisio pod adresem office@advisio.pro.

W zależności od roli i konfiguracji projektu przetwarzane są:

• dane kont i kontaktów: imię, nazwisko, e-mail, powiązanie z organizacją oraz uprawnienia;
• dane osób ocenianych i oceniających: imię, nazwisko, e-mail, a także stanowisko, dział, region i język, jeżeli zostały podane;
• informacje o uczestnictwie: przypisanie do projektu, relacje oceniających wobec ocenianych, zaproszenia i status wypełnienia ankiety;
• odpowiedzi, oceny, komentarze, obliczone wyniki, profile kompetencji i raporty;
• pytania i odpowiedzi przetwarzane podczas korzystania z asystenta AI;
• korespondencja z obsługą oraz dane wysyłek, w tym adres odbiorcy, temat, parametry wiadomości i identyfikatory doręczenia;
• dane techniczne związane z działaniem i bezpieczeństwem usługi, w tym informacje o sesji, połączeniu i zdarzeniach systemowych.

Dane pochodzą od użytkowników, Partnerów, upoważnionych organizatorów, osób udzielających informacji zwrotnej oraz z działania platformy. Wyniki i opinie powiązane z możliwą do zidentyfikowania osobą także stanowią dane osobowe. Utworzenie rekordu uczestnika nie oznacza automatycznie założenia konta do zarządzania platformą.

Dla własnych celów Advisio przetwarza dane na następujących podstawach:

Powierzone dane służą organizacji badania, wysyłce wiadomości operacyjnych, zbieraniu odpowiedzi, obliczaniu wyników, przygotowaniu i udostępnieniu raportów oraz obsłudze zleconych funkcji, w tym asystenta AI. Cel i podstawę prawną badania określa właściwy administrator. Samo zamówienie badania nie zastępuje podstawy prawnej przetwarzania danych uczestników.

Advisio nie wykorzystuje danych badań do własnych benchmarków, budowy norm, trenowania modeli AI ani innych celów niezwiązanych z realizacją zleconej usługi. Nie prowadzi za pomocą platformy marketingu wobec uczestników. Zaproszenia, przypomnienia i komunikaty o koncie są wiadomościami operacyjnymi.

Zapoznanie się z polityką nie jest zgodą na wszystkie operacje przetwarzania. Jeżeli określony cel wymaga zgody, musi ona zostać uzyskana odrębnie.

Dostęp zależy od roli użytkownika i zasad konkretnego badania. Partner, Konsultant i upoważniony Klient mogą mieć różne zakresy dostępu. Osoby zapewniające utrzymanie platformy mogą uzyskać dostęp w zakresie niezbędnym do powierzonych zadań.

Raporty dla Partnera i dla Klienta różnią się zakresem prezentowanych informacji. Ograniczenie metadanych komentarza nie gwarantuje, że jego autor lub opisana osoba nie zostaną rozpoznani z samej treści. Nie należy wpisywać zbędnych danych osób trzecich, informacji o zdrowiu ani innych szczególnych kategorii danych niezwiązanych z prawidłowo określonym zakresem badania.

Brak dostępu respondenta do panelu raportów nie ogranicza jego ustawowych praw. Przy ich realizacji uwzględnia się także prawa i wolności innych osób.

Platforma przelicza odpowiedzi zgodnie z metodologią narzędzia. Analiza służąca ocenie kompetencji możliwej do zidentyfikowania osoby może stanowić profilowanie w rozumieniu RODO.

Asystent AI jest odrębną funkcją, ręcznie uruchamianą przez uprawnionego Partnera lub Konsultanta w pracy z raportem indywidualnym. Respondenci i użytkownicy z rolą Klienta nie mają do niego dostępu. Asystent korzysta z API OpenAI. Przetwarzany kontekst obejmuje wyniki i rozkłady odpowiedzi, różnice wyników, stanowisko i dział, komentarze otwarte oraz pytania konsultanta.

Zastąpienie wybranych nazw etykietami ogranicza ujawnianie bezpośrednich identyfikatorów, ale nie zapewnia anonimizacji. Komentarze i pytania mogą zawierać dane pozwalające rozpoznać osobę.

Platforma nie zapisuje rozmowy jako trwałej historii czatu w swojej bazie danych. Dostawca AI może przechowywać dane zgodnie z warunkami usługi i ustawieniami używanego API; brak lokalnej historii nie oznacza braku retencji po stronie dostawcy.

Asystent przedstawia sugestie do oceny przez konsultanta i nie wykonuje samodzielnie decyzji kadrowych w platformie. O sposobie wykorzystania wyników decyduje organizator. Jeżeli w konkretnym procesie występują decyzje oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, wywołujące skutki prawne lub podobnie istotne, właściwy administrator odpowiada za spełnienie warunków i obowiązków informacyjnych dotyczących takich decyzji.

Główny serwer fizyczny platformy znajduje się w Poznaniu, w Polsce. Infrastrukturę obsługuje Hostovita sp. z o.o.

Wiadomości operacyjne są wysyłane przez Resend, usługę Plus Five Five, Inc. Dostawca otrzymuje dane adresowe i treści potrzebne do wysyłki, np. nazwę projektu i Partnera oraz link do odpowiedniej czynności. W obecnej implementacji raporty PDF i arkusze XLSX nie są przesyłane jako załączniki wiadomości.

Przy korzystaniu z asystenta AI dane opisane w sekcji 6 są przekazywane do OpenAI. Warunki przetwarzania dostawcy dla klientów z EOG przewidują udział OpenAI Ireland Ltd. oraz dalszych podmiotów świadczących usługę.

Korzystanie z usług zewnętrznych może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Publiczne warunki Resend przewidują przetwarzanie w USA. Dokumenty dostawców opisują mechanizmy transferów, w tym standardowe klauzule umowne lub właściwe decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony. Informacje o mechanizmie dotyczącym danego przetwarzania i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać pod adresem office@advisio.pro.

Opis usług w polityce nie zastępuje wymaganych instrukcji ani uzgodnień dotyczących powierzenia i transferów. Lokalizacja głównego serwera w Polsce nie oznacza, że wszystkie operacje dostawców odbywają się w Polsce.

Dane mogą również otrzymywać uprawnione organy, gdy wymaga tego prawo, oraz podmioty obsługi prawnej lub rozliczeniowej Advisio w niezbędnym zakresie. Nie oznacza to udostępniania im całej dokumentacji badań.

Powierzone dane badań są przechowywane w związku ze świadczeniem uzgodnionej usługi, zgodnie z instrukcjami właściwego administratora i umową powierzenia. Okres obejmuje uzgodnioną obsługę badania i dostęp do wyników, z uwzględnieniem terminów usunięcia wynikających z umowy. Polityka nie przedłuża tych terminów. Informację o okresie lub kryteriach właściwych dla danego badania przekazuje jego administrator.

Zakończenie lub archiwizacja projektu nie powoduje samoistnego usunięcia jego danych. Partner może zgłosić usunięcie, pisząc na office@advisio.pro i wskazując projekt. Operację wykonuje uprawniony superadministrator Advisio na podstawie instrukcji uprawnionego podmiotu. Obsługa zgłoszeń nie zastępuje obowiązków usuwania wynikających z umowy lub prawa. Dezaktywacja konta także nie oznacza automatycznego usunięcia raportów.

Usuwanie wymaga uwzględnienia danych źródłowych, raportów, zachowanych danych identyfikacyjnych i kopii. Kopie zapasowe podlegają uzgodnionym terminom i zasadom usuwania; samo usunięcie rekordu w aplikacji nie jest potwierdzeniem natychmiastowego usunięcia wszystkich kopii. Informacji o obsłudze konkretnego zgłoszenia udziela Advisio.

Dane współpracy i kont przechowuje się przez okres potrzebny do obsługi relacji i dostępu, a następnie w niezbędnym zakresie przez okres wymagany prawem lub potrzebny dla konkretnych roszczeń. Korespondencja jest przechowywana na czas obsługi sprawy i jej niezbędnego udokumentowania. Rejestry wysyłek i zdarzeń technicznych służą weryfikacji doręczeń, rozwiązywaniu problemów i bezpieczeństwu; okres ich przechowywania powinien odpowiadać tym celom. Retencja dostawców zewnętrznych jest odrębna od lokalnego przechowywania.

Kopie raportów pobrane przez Partnera lub Klienta pozostają pod kontrolą podmiotu, który je przechowuje. Usunięcie projektu z platformy nie usuwa automatycznie kopii znajdujących się poza nią.

Platforma wykorzystuje własne mechanizmy sesji i zapamiętywania ustawień:

Pamięć localStorage może pozostać na urządzeniu po zamknięciu przeglądarki. Dane witryny można usunąć w jej ustawieniach; usunięcie szkicu może oznaczać utratę lokalnie zachowanej pracy.

Na platformie nie stosujemy narzędzi analityki reklamowej ani marketingowych pikseli śledzących. Nie nagrywamy rozmów telefonicznych wsparcia. Ustawienia śledzenia otwarć i kliknięć wiadomości e-mail są odrębne od cookies witryny; informacje o ich stosowaniu dla wiadomości można uzyskać pod adresem office@advisio.pro.

Mechanizmy ściśle niezbędne do usługi żądanej przez użytkownika nie wymagają zgody na zapis lub odczyt. Pozostałe mechanizmy, jeżeli wymagają zgody, mogą działać po jej uzyskaniu. Samo określenie mechanizmu jako funkcjonalnego nie zastępuje oceny niezbędności. Ograniczenie pamięci witryny może uniemożliwić logowanie lub korzystanie z części ustawień.

Na warunkach określonych w RODO przysługują prawa dostępu i uzyskania kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — w odpowiednich przypadkach — przenoszenia danych. Przy podstawie prawnie uzasadnionego interesu można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Żądania dotyczące badań rozpatruje właściwy administrator, a Advisio pomaga zgodnie ze swoją rolą. Żądania dotyczące własnego przetwarzania Advisio można kierować na office@advisio.pro. Odpowiedź jest udzielana co do zasady w ciągu miesiąca; przedłużenie na zasadach RODO wymaga poinformowania o przyczynach. Weryfikacja tożsamości lub uprawnienia powinna być proporcjonalna.

Można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl, a w przypadkach przewidzianych RODO także do innego właściwego organu nadzorczego. Nie trzeba wcześniej wyczerpać procedury reklamacyjnej Advisio.

Bez danych niezbędnych do obsługi konta lub zaproszenia niektóre funkcje mogą być niedostępne. Dobrowolność lub obowiązek udziału i konsekwencje niepodania danych określa zgodnie z prawem organizator badania. Polityka sama nie nakłada obowiązku udziału pracownika.

Dokument jest dostępny bez logowania. Zmiany są publikowane z oznaczeniem wersji; o istotnych zmianach informujemy w sposób odpowiadający ich znaczeniu. Zmiana polityki nie zastępuje wymaganej zgody ani zmiany umowy.